Etiket Mengirim Email Agar Tidak Berakhir di Kotak Sampah

Etiket Mengirim Email Agar Tidak Berakhir di Kotak Sampah
ISTOCK

Tahu kapan saat yang tepat menambahkan XOXO atau menyapa dengan sebutan ‘kak’ atau ‘say’.

Penghitungan dari Radicati Group dari Februari 2015, memperkirakan sekitar 2,6 milyar pengguna email di seluruh dunia dan ada sekitar 205 milyar email yang dikirim setiap hari. Itu berarti terdapat hampir 2,4 juta email lalu lalang di jalur elektronik di setiap detik dan 74 triliun email setiap tahun.

Angka ini memperlihatkan bahwa email adalah salah satu bentuk komunikasi paling sering dilakukan oleh para profesional. Akan tetapi, hampir semua orang pernah mengalami menerima atau mengirimkan sebuah email yang ‘aneh’ dan banyak kesalahan ketik. Untuk meminimalisasi email-mu masuk dalam kategori itu, berikut panduan yang bisa diterapkan!

  • Friendly, tapi tidak berlebihan. Jangan pura-pura peduli tentang kehidupan seseorang atau anak mereka jika sebenarnya kamu ‘bodoh amat’. Jika benar-benar ingin menuliskan sesuatu yang lebih otentik, coba perhatikan Twitter atau blog mereka untuk mencari tahu kesibukan mereka akhir-akhir ini. Dan jadikan itu sebagai dasar respon yang lebih original.  
  • Perhatikan bagaimana cara mereka memanggil nama mereka; karena ini memperlihatkan preferensi mereka dan dengan sendirinya akan membuat rapormu bagus jika kamu mengikutinya. Jadi, tidak ada penyingkatan nama dari Jacqueliene menjadi Jack atau Adityawarman menjadi Adit jika mereka tidak pernah melakukannya.  
  • Jangan gunakan bahasa chat atau gaul terlalu bebas dalam email profesional. Hindari memanggil dengan sapaan, ‘say’, ‘kak’, ‘cuy, ‘nek’ dalam email profesional dan hanya tambahkan XOXO di akhir email jika dalam kehidupan nyata kamu nggak keberatan untuk mencium dan memeluknya.  
  • Selalu cek ejaan dan gramatika. Jika cara penulisan dan bahasa di dalam email-mu tidak lebih bagus dari anak yang baru belajar menulis, sang penerima bisa berasumsi bahwa kepribadian dan cara kerjamu sama berantakannya dengan caramu menulis email.   
  • Manfaatkan dengan maksimal ‘email signature’. Ini bisa menjadi sarana mempromosikan diri, misalnya dengan mencantumkan situs pribadi atau Twitter.   
  • Ingat: kerahasiaan email sama dengan kartu pos, alias bisa berpotensi dibaca siapa saja. Jika ada hal-hal sensitif yang harus dibicarakan, lebih baik mendiskusikannya melalui telepon.  
  • Saat berbicara di telepon dan sebuah kesepakatan dicapai, tindak lanjuti lewat email sehingga kalian berdua memiliki pengertian yang sama dan jelas tentang apa yang sudah disetujui dan ada bukti tertulis.  
  • Hati-hatilah dalam menggunakan ‘CC’ dan ‘BCC’ dan pastikan kamu mengetahui perbedaannya.  
  • Jika seseorang tidak membalas email, kemungkinan besar mengindikasikan jawaban ‘tidak’; bisa juga mereka belum menerimanya. Jangan ragu untuk mengirim sebuah email lagi atau menelepon. Dan kalau saat ditelepon, nada bicara mereka ketus, don’t take it personally. Mungkin waktunya tidak tepat.  
  • Saat ditelepon, langsung ke inti pembicaraan (lupakan basa-basi bertanya tentang hari mereka dan sebagainya).

Selain itu, berikut daftar hal-hal yang bisa dan sebaiknya dihindari saat menulis email

DO...

  • Matikan suara ‘ping’ di handphone-mu. Itu bikin kamu stress dan membuat teman kerjamu sakit kepala mendengarnya.  
  • Tulis subjek email yang menarik dan langsung ke pokok pembicaraan, jangan pernah mengosongkannya!  
  • Gunakan bullet points untuk memastikan isi email-mu mudah dimengerti. Ratusan paragraf akan membuat penerima email malas membaca sampai titik terakhir.  
  • Jika mungkin, tulis sebuah email yang personal (tapi tidak berlebihan). Sang penerima biasanya suka ketika kamu memberikan perhatian pada detail dan lebih cenderung akan dibalas.  
  • Mungkin terdengar retro, tapi terkadang mengundang pihak lain bertemu langsung sambil menikmati secangkir kopi di tempat yang kondusif adalah bentuk komunikasi dan pengenalan yang lebih efektif. Jika semua berjalan lancar, biasanya proses kirim-mengirim email-pun akan lebih efisien, hangat dan lebih diingat.

DON’T...

  • Mengetik seperti robot. Ada baiknya memberikan sedikit sentuhan personal, tapi sekali lagi jangan berlebihan.  
  • Berasumsi bahwa si penerima email mengingatmu atau proyek yang kamu bicarakan. Pendahuluan singkat dan jelas sangat diperlukan terlebih jika ini merupakan email pertama.  
  • Mencantumkan banyak jargon atau singkatan yang bisa membuat bingung.  
  • “CC” seluruh orang di dunia atau menggunakan ‘reply all’ jika kamu hanya perlu berkorespondensi dengan satu orang.  
  • Menggunakan 100 tanda seru; beberapa masih bisa diterima jika memang diperlukan!  
  • Mengirimkan 50 lain email atau langsung menelepon setelah kamu baru saja mengklik tombol ‘kirim’. Percayalah email-mu akan dibalas jika memang menarik; kalau tidak, coba cara pendekatan lain.