Move to: trash.
Bagaimana kamu memulai dan menyapa seseorang melalui e-mail? Hello, Dear...Hei—ah, tidak usah terlalu dipikirkan, ya 'kan. S-A-L-A-H. Cara kamu membuka percakapan melalui e-mail sangat krusial dalam membentuk persepsi penerima terhadap pengirim. Juga, menentukan nasib surelmu selanjutnya, entah akan dibaca atau dibuang ke tempat sampah. Jadi, dengan kata lain: sangat penting—bahkan salah menyebut nama saja bisa berakibat fatal.
"Banyak orang memiliki perasaan tersendiri terhadap nama dan bagaimana orang menyebutnya," kata ahli etiket bisnis, Barbara Pachter, kepada Business Insider. "Jika kamu menghina seseorang saat memberikan salam, orang itu bisa jadi berhenti membaca [surelmu]. Hal tersebut juga akan mempengaruhi opini tersebut terhadapmu."
Publikasi tersebut menjelaskan bagaimana sebaiknya menyapa seseorang saat mengirimkan surel profesional dan berbau bisnis kepada seseorang—dan yang sebaiknya dihindari:
BOLEH MENYAPA DENGAN:
- "Hi [nama], ..." (Jika ingin lebih formal, sapa dengan nama belakang. Tergolong aman untuk digunakan pada orang sudah atau belum dikenal.)
- "Hi semuanya, ..."
HINDARI MENYAPA DENGAN:
- "Hey!" (Boleh untuk teman, tapi tidak dalam konteks profesional.)
- "To whom it might concern... " (Penerimanya bisa berpikir, "Oh, ini tidak ada hubungannya dengan saya, jadi tidak perlu dibaca."
- "Hello, ..." (Tidak ada salah, tapi sedikit informal terlebih jika kamu tidak kenal baik si penerima).
- "Yo!"(Situ waras?)
- "[Salah menuliskan nama], ..." (Usaha sedikitlah; cari tahu penulisan nama yang benar si penerima.)
- "Hi guys,.. " (Seksis, dan inakurat.)
- "Hi [nama kecil], ..." (Kecuali sudah akrab atau si penerima sudah mengijinkanmu untuk memanggilnya dengan nama kecilnya, pastikan menuliskan nama lengkapnya.)
- "Hi [nama]!!!!" [Mungkin salah pencet atau kibor komputermu rusak, tapi sebaiknya hindari terlalu antuasias saat memakai tanda seru. Jika memang dibutuhkan, satu tanda seru sudah lebih dari cukup.)
- "Dear [nama pertama], ..." (Tidak salah, tapi terdengan jadul.)
Selain itu, Pachter juga menyarankan:
1. Pastikan ini menjadi langkah terakhir: menulis alamat penerima. Baca dengan teliti apakah e-mail tersebut sudah benar, baik secara subjek, penerima, isi dan ejaan. Kamu pastinya tidak ingin mengirim e-mail yang salah atau setengah jadi.
2. Sertakan informasi berupa nama lengkap, jabatan, dan nomor kontak. Alias, signature block, dan tulis dengan gaya huruf, ukuran, dan warna yang sama dengan bagian lain e-mail.
3. Sekali ini saja, e-mail tidak perlu dibumbui lelucon. Dalam korespondensi formal, sebaiknya hindari humor dalam bentuk apa pun, kecuali kamu kenal baik dengan penerimanya.
4. Gunakan bentuk huruf yang mudah dibaca, seperti Arial, Calibri, atau Times New Roman dengan ukuran 10 sampai 12. Warnanya: hitam.
